10 Kesalahan dalam Komunikasi CSR

Lewat kerja samanya dengan sebuah lembaga komunikasi kreatif AHA!, Jen Boynton, seorang Editor in Chief at TriplePundit.com yang memiliki kepedulian terhadap isu-isu CSR, menemukan 10 kesalahan yang biasa dilakukan sejumlah perusahaan dalam mengomunikasikan program corporate social responsibility (CSR) mereka, dan bagaimana cara memperbaikinya.

1. Aktivitas-aktivitas CSR berjalan dengan baik, namun Anda belum mau mempublikasikannya.

Ketika Jen menghadiri konferensi yang dihadiri oleh sustainability professionals, ia mendengar banyak kisah hebat dan menarik tentang proyek-proyek yang mereka kerjakan. Saat ia menanyakan mengapa ia belum juga mendengar tentang inisiatif mereka, ada yang menjawab,” Oh, itu belum saatnya dipublikasikan.” Ia sepenuhnya mengerti memang ada hal-hal yang harus dirahasiakan sebelum rencana  eksekusi rampung, namun beberapa dari proyek tersebut yang ternyata sudah berjalan bertahun-tahun.

Rekomendasi 3p: Ceritakanlah kisah Anda. Masyarakat pasti akan mengapresiasi sebuah keterbukaan. Meskipun itu tidak sempurna, bukankah Anda menginginkan masukan untuk meningkatkannya?2.

2. Sebarkan Komunikasi CSR
Informasi harus disebarluaskan sebagai upaya untuk memaksimalkan dampak positif komunikasi itu. Semua komunikasi tentang CSR harus merefleksikan strategi program CSR perusahaan secara keseluruhan.

Rekomendasi 3p: Pastikan keberlanjutan berita yang Anda promosikan berkaitan dengan keseluruhan strategi. Jika Anda tidak memiliki sebuah strategi CSR, buatlah!

3. Komunikasi berjalan terpisah dari program CSR
Ada istilah yang lebih kasar untuk kasus dimana pesan komunikasi tidak didukung oleh tindakan departemen lain, yaitu greenwashing. Ketika sebuah tim komunikasi mempublikasikan hal-hal besar yang dilakukan
perusahaan tanpa masukan dari C-Suite, hal buruk bisa terjadi.

Rekomendasi 3p: Seluruh kepala departemen perusahaan harus terlibat dan terjun dalam strategi CSR, dan komunikasinya harus mencerminkan kepentingan bersama terkait aktivitas CSR.

4. Menghindari inti masalah.

Pada poin kedua di atas disebutkan, bahwa strategi komunikasi CSR Anda harus benar-benar mencerminkan isu-isu yang terkait erat dengan inti bisnis Anda – isu-isu yang sangat penting untuk 'kesehatan' bisnis Anda di masa akan datang. Jika perusahaan Anda bergerak di bidang farmasi, masyarakat tentu ingin mendengar tentang berapa banyak orang yang selamat karena produk Anda. Sebaliknya, masyarakat justru kurang tertarik tentang, apakah Anda meletakkan panel surya di pabrik Anda. Selain itu, mungkin masyarakat juga akan tertarik jika Anda konsisten mengomunikasikan bahwa produk Anda bebas dari percobaan hewan, atau bisnis Anda yang memanfaatkan pencemaran air dari obat-obatan yang tidak terpakai.

Rekomendasi 3p: Fokus pada isu-isu pokok bagi perusahaan Anda, khususnya dalam strategi CSR Anda dan seluruh komunikasi CSR.

5. Melewatkan para stakeholders

Menemukan isu-isu pokok  bagi perusahaan Anda tidak selalu semudah seperti yang kedengarannya. Mungkin Anda memiliki ide yang bagus, tetapi para karyawan, LSM, dan kebijakan organisasi yang berinteraksi
langsung dengan organisasi Anda tentu juga ide pokok tersendiri. Pastikan Anda meminta mereka dan memasukkan ide atau saran mereka ke dalam strategi Anda.

Rekomendasi 3p recommendation: Sekalipun Anda tidak mampu mengorganisir semua informasi pokok tersebut secara langsung, setidaknya buatlah catatan untuk dimasukkan dalam strategi dan teknik komunikasi Anda.

6. Lebih baik 'bermain' defense dari pada offense

Sejumlah perusahaan cenderung proaktif terhadap strategi CSR mereka – Anda bisa menemukannya dalam website mereka, di corporate executive talking points, dan di seluruh channel komunikasi yang nampak. Sementara itu, ada juga perusahaan yang menyimpan hasil-hasil CSR-nya secara pribadi, dan hanya mempublikasikannya jika ada dorongan dari publik.

Rekomendasi 3p: Komunikasi CSR tidak bisa dirahasiakan sebagaimana perusahaan menjaga rahasia  ketika peluncuran. Berkomunikasilah secara terbuka dan jujur, dan Anda tidak akan memerlukan  tindakan pembelaan
yang cukup sering.

7. Menghindari hal-hal negatif.

Banyak sekali komunikasi CSR yang fokus pada hal-hal positif dan itu hal yang bagus, tapi penting juga bersikap jujur saat ada hal yang tidak berjalan mulus. Sebaliknya, kadang orang sulit percaya jika Anda
mengungkapkan hal-hal yang baik.

Rekomendasi 3p: Jangan takut mempublikasikan berita negatif – masyarakat akan menghargai kejujuran dan itikad baik Anda. Kejujuran akan mendorong keseluruhan goal komunikasi CSR perusahaan Anda, dan masyarakat akan ikut mengapresiasinya jika CSR Anda berhasil.

8. Kuantitas yang terlalu mencolok
Saat perusahaan mulai menetapkan target dan melaporkannya secara jujur, hal tersebut bisa dibilang komunikasi dengan 'sebutir garam'.

Rekomendasi 3p: Gambar dan kutipan memang akan sangat berpengaruh 'di atas panggung', tapi penting juga untuk menghadirkan tindakan kedua dan ketiga. Gambar itu harus menginspirasi masyarakat untuk membacanya
sampai selesai.

9.Kurang memperbandingkan.

Anda mungkin memiliki semua grafik di dunia, tapi bagaimana Anda membandingkannya dengan perusahaan lain dalam industri Anda? Atau dengan perusahaan lain dengan strategi CSR-ny. Pelaporan secara berimbang memang sangat dibutuhkan, tapi hal tersebut adalah sesuatu yang sudah seharusnya  menjadi rencana jangka panjang yang
keberlanjutan bagi perusahaan Anda.

Rekomendasi 3p: Sulit untuk mengetahui di mana, kecuali Anda menggunakan kerangka seperti Global Reporting Initiative atau Carbon Disclosure Project untuk melacak kemajuan Anda.

10. Memiliki fokus lebih dalam laporan.

Menulis sebuah laporan berkelanjutan sangat menantang – bisa memakan waktu yang lama dan semua koordinator berkelanjutan yang kita tahu hanya akan mendorong kita sampai garis finish. Tapi ingat bahwa tujuan
dari semua itu adalah untuk dipublikasikan dengan masyarakat. Dan banyak orang tidak suka membaca ratusan halaman dokumen PDF, tidak peduli betapa cantik isi dan bentuknya.

Rekomendasi 3p recommendation: Pikirkan tentang bagaimana Anda dapat membagikan informasi kepada stakeholder sepanjang tahun dan membangun seluruh kerja keras yang Anda lakukan di luar laporan itu. Dapatkah
Anda menggunakan bahan-bahan yang ada untuk membuat slide presentasi kepada para eksekutif atau memotongnya ke dalam posting blog? Jadilah kreatif dan pastikan untuk meminta umpan balik dari publik!